Concrete handvatten voor managers om effectief met conflicten in teams om te gaan

Spanningen en conflict in een team leiden vaak tot wanhoop bij managers en ondermijnen de sfeer en prestaties van het team. In plaats van dat de aandacht gaat naar het samen leveren van mooi resultaat, gaat alle energie naar de negativiteit en het gedoe. Hoe ga je als manager om met een conflict in je team? Hoe zorg je ervoor dat het conflict wordt opgelost? En hoe help je een team naar meer openheid en verbinding? In dit blog deel ik concrete handvatten waarmee je als manager conflicten kunt begeleiden en teamspanningen kunt oplossen. Zodat samenwerken weer centraal komt te staan en er ook weer samen kan worden gelachen.

Met plezier naar je werk

Spanningen op de werkvloer is een veelvoorkomend probleem. Het is mens-eigen om weg te bewegen van dat wat negatief en onprettig is. Dit gebeurt dan ook regelmatig zodra er gedoe is in een team. In mijn werk als teamcoach kom ik geregeld tegen dat managers hun oordeel uitspreken naar het ‘kinderachtige gedrag’ van medewerkers en daarmee op afstand blijven van het conflict. Men hoopt dat het conflict zichzelf oplost of dat medewerkers er zelf wel uitkomen. In zeldzame gevallen lost het conflict inderdaad op. Echter in de meeste gevallen is het een tijdelijk luwen van de spanningen en een kwestie van tijd voordat het patroon van irritatie en negativiteit zich weer herhaald. 

Om weer met plezier naar het werk te kunnen gaan zal je als manager naar het probleem toe moeten bewegen. Onder het oppervlak van het conflict zit de kern van het probleem. Door deze kern op te sporen en op te lossen haal je de angel eruit en kan het conflict zelfs dienen als springplank naar betere communicatie en een veiliger klimaat.

Ontstaan van het conflict

Conflicten kunnen door allerlei factoren ontstaan. In essentie komt het er vaak op neer dat er frictie is tussen de verschillende persoonlijkheden en perspectieven op een betreffende situatie. Ieder mens kijkt door zijn eigen ‘bril’ naar een situatie en ervaart daarin belangen, emoties, drijfveren en onzekerheden. De verschillende persoonlijkheden in een team zijn vaak de bron van irritaties, onbegrip en onenigheid.
Daarnaast zijn er uiteraard tal van andere factoren die kunnen leiden tot onderlinge spanningen in een team, hieronder benoem ik een aantal:

• Hoge werkdruk
• Een cultuur waarin veel (te veel) waarde wordt gehecht aan prestaties
• Het samengaan met een ander team of organisatie
• Een sterk hiërarchische organisatie/benadering
• Uitdagende situaties
• Spanningen in het privéleven van een medewerker
• Slechte communicatieve vaardigheden
• Als het samenwerken vooral gericht is op de inhoud en weinig op de relatie

Rol van de manager

Vaak wordt conflict als iets negatiefs gezien dat vermeden moet worden. En natuurlijk is het voor niemand prettig als er spanningen zijn en het niet lekker loopt. In werkelijkheid echter biedt conflict een uitgelezen kans om samen te groeien en kan het een krachtig hulpmiddel zijn om dichterbij elkaar te komen. Als manager heb je een belangrijke rol in het begeleiden van het conflict.

Hier zijn enkele stappen die je kunt nemen:

• Identificeer de kern van het conflict: Probeer te achterhalen wat het conflict precies is en tussen wie het zich afspeelt. Meng je onder de medewerkers en observeer de sfeer en het klimaat. Inventariseer signalen en zorg dat je benaderbaar bent voor je collega’s. Start iedere vergadering met een ‘check-in’ vraag waarin er een terugkerende ruimte is om te delen wat iedereen bezighoudt.
• Individuele gesprekken: Vaak ligt de kern van het conflict tussen een klein aantal mensen. Ga individuele gesprekken aan met de betrokkenen. Luister naar hun perspectieven en zorgen. Dit biedt inzicht in de dieperliggende oorzaken van het conflict.
• Groepsgesprekken: Als individuele gesprekken niet voldoende zijn, overweeg dan om een groepsgesprek te organiseren tussen de betrokken mensen, waarbij jij als leidinggevende het gesprek begeleidt. Zorg ervoor dat dit een veilige en constructieve omgeving is waarin teamleden vrijelijk kunnen spreken.

Ontwikkelen van een veilig klimaat

Binnen een veilig en open klimaat krijgen spanningen en conflict minder kans zich te ontwikkelen tot een probleem. Gezonde spanningen, verschillen in mening en verschillen in persoonlijkheden zijn waardevolle en noodzakelijke elementen voor een goed presterend team. Zolang je met elkaar in gesprek blijft over wat ieder bezighoudt en hoe men zich voelt in het team, zullen verschillen niet leiden tot conflict. Binnen een veilig klimaat zullen verschillen juist leiden tot een krachtig en verbonden team.

Ook bij het creëren van een veilig en open klimaat speelt de manager een cruciale rol. Hij of zij heeft namelijk een grote invloed op de cultuur in het team en de manier waarop men met elkaar omgaat. 

Wat kan je als manager doen voor het stimuleren van een veilig klimaat?

1. Verbinding maken: Het begint allemaal met het opbouwen van sterke en oprechte relaties met teamleden. Laat zien dat je om hen geeft, niet alleen als werknemers, maar ook als individuen met unieke behoeften en achtergronden. Neem de tijd om in gesprek te gaan met je medewerkers en ontmoet van mens tot mens.
2. Stimuleer zelfkennis, bewustwording en kennis van elkaar: Het begrijpen van ieders persoonlijkheid en achtergrond is van onschatbare waarde bij het oplossen van conflicten en het opbouwen van sterke relaties. Investeer in het goed leren kennen van elkaar en bespreek samen je kwaliteiten, valkuilen en drijfveren.
3. Maak ruimte voor het delen van emoties en gevoelens: Het is van essentieel belang dat teamleden zich vrij voelen om hun emoties en gevoelens te uiten, zelfs als die negatief zijn. Creëer een cultuur waarin openheid wordt aangemoedigd en waarin emoties worden beschouwd als waardevolle signalen voor groei.
4. Kwetsbaarheid: Leiders die kwetsbaar durven te zijn, inspireren anderen om hetzelfde te doen. Toon dat het oké is om fouten te maken en onzekerheden te delen. Daarmee zorg je voor ontspanning in het team en zal men milder zijn naar elkaar.
5. Begrenzen: Ook begrenzen is een belangrijk onderdeel van conflictmanagement. Gedrag dat onveilig en/of niet wenselijk moet je als manager op een constructieve manier begrenzen. Daarmee zet je de kaders van de wenselijke cultuur binnen je team neer en bewaak je de veiligheid in het contact.
6. Ontwikkelen van communicatieve vaardigheden: Goede communicatie is de sleutel tot het oplossen van conflicten en het opbouwen van een sterke teamcultuur. Investeer in trainingen en workshops die teamleden helpen bij het ontwikkelen van communicatieve vaardigheden, zoals het geven van constructieve feedback en het uitspreken van hun mening.

Conclusie

Als manager kan het knap lastig zijn om constructief om te gaan met conflict in je team. Goed onderzoeken wat de kern van het probleem is en daarna het contact opzoeken met de betreffende personen zullen een positieve bijdrage leveren aan het herstellen van de relatie en de sfeer. Oprecht contact maken met alle betrokkenen en het gesprek op gang brengen is waar het in de kern om draait.

De rol van de manager is cruciaal; zowel bij het begeleiden en oplossen van spelend conflict als bij het creëren van een veilig en open klimaat. Door verbinding te maken, ruimte te bieden, grenzen te stellen, fouten te omarmen, te luisteren, te verplaatsen in elkaars standpunten en emoties en uit te nodigen tot het delen van meningen en ideeën, kunnen managers bijdragen aan het creëren van een omgeving waarin teams gedijen. 

Het is een investering die niet alleen de prestaties van het team verbetert, maar ook leidt tot een meer bevredigende en productieve werkomgeving voor iedereen. Als manager ben jij de drijvende kracht achter dit proces, en jouw inspanningen zullen vruchten afwerpen in de vorm van een sterker, hechter team.

Heb je hulp nodig bij een spelend conflict? Of bij het bouwen van een cultuur van openheid en vertrouwen? Neem dan eens contact op met ons om te onderzoeken of wij je hierin kunnen ondersteunen. Wil je meer lezen over teamcoaching of leiderschap coaching binnen Hart in Bedrijf? Klik op de link voor meer informatie.